Jak na zdravou asynchronní komunikaci. A tedy i dobré zadávání práce

od | 15. 9. 2019 | Produktivita | Žádné komentáře

Když končím svůj pracovní den, ať už je to odpoledne nebo v noci, chci se za sebe ohlédnout a vidět hotovou práci. Když to tak není, dokáže mě to naštvat. Stává se to ve dvou případech. Někdy je to tím, že mám tzv. kečupový den. (z anglického catch-up, den, kdy si odpustím hlubokou práci, přeskakuju z jednoho mikroúkolu na druhý a snažím se dohnat mikroúkoly, na které v dlouhých blocích hluboké nebo klientské práce není čas). Jindy je to tím, že mě pořád někdo otravuje.

Ten druhý případ je o komunikaci, zvláště té synchronní – tedy o té, co vyžaduje vaši přítomnost v době, kdy se vám někdo snaží něco říct. Telefonicky, ve Slacku, smskou nebo tím, že přijde k vašemu stolu. Tahle real-time komunikace je zlo, psal jsem v jednom z předchozích článků (a reakce na něj byly, takže to asi netýká jen mně). A protože nerad remcám a spíš se snažím věci zlepšovat, sepsal jsem pár bodů k tomu, jak na ten druhý typ komunikace: nerušící, ohleduplnou, asynchronní.

Proč potřebujete návod na asynchronní komunikaci? Protože není přirozená. Protože je to v podstatě o zadávání práce někomu dalšímu. Přirozené je “chci to hned”. Přirozené je neplánovat a nepřemýšlet “dopředu”. I já sám se přistihnu, jak píšu do Slacku něco, co klidně mohlo skončit v Asaně. Nebo počkat na týdenní status.

Jak na to. Must pro projekťáky i ty, co chtějí delegovat

1. Myslete za příjemce

U asynchronní komunikace musíte předejít situaci, kdy se příjemce zprávy odpoví až druhý den jen aby zjistil, jaký konkrétně soubor myslíte. Nebo která z variant je ta finální. Nebo jestli to chcete upravit na staging nebo produkční verzi aplikace. To jsou všechno informace, které vás mohly napadnout předem.

2. Doplňte kontext zadání

Když po někom chcete nějakou práci, řekněte mu nejenom co po něm chcete a kdy, ale také proč. Může se totiž stát, že existuje jiné nebo jednodušší řešení. Pokud sdílíte i důvody proč práci chcete, předcházíte tím tupě zpracovanému zadání, jak to často nazýváme.

Chcete obarvit tlačítka na webu na červeno? Dostanete červená tlačítka. Někdy se to hodí, ale pokud očekáváte od příjemce, aby nad zadáním přemýšlel, řekněte mu důvody. Třeba se dozvíte, že červená vyšla z uživatelského testování nejhůř.

3. Navrhněte, co dělat, když…

Skoro nikdy neznáte všechny informace. Navíc se kontext často vyvíjí v čase a ve chvíli, kdy čtu dva dny starou zprávu už se mohlo leccos změnit. Zrovna tady byste měli myslet dopředu a promýšlet, co se může stát. Tohle přemýšlení není o komplexitě všech možností světa, ale většinou jde o dvě tři varianty vývoje. Znáte to – “kdyby se to do té doby nestihlo, tak si napiš sem a sem.” “Kdyby nám to neschválili, máme dvě možnosti: 1) jít do toho na vlastní triko, nebo 2) poprosit o pomoc toho a toho.”

4. Vyzvěte k doplnění zadání

Ne každá práce musí být hotová hned, ale není nic horšího, než se dozvědět den před deadlinem, že grafik neměl přístupy do složky, a proto nic neudělal. Ať už jde o srozumitelnost zadání (nechte si zadání zopakovat), možnost otevřít zazipované podklady nebo dostat se do sdílené složky na Drivu, napište příjemci, ať si to hned zkontroluje a potvrdí vám, že všechno funguje.

5. Komunikace musí být jasná

Čím více píšeme a čím méně se u toho vidíme, tím spíš musíme přemýšlet jako copywriteři. Dovednost dobře, srozumitelně a stručně popsat, co chci se dá naučit. Stručně znamená, že to i při vyšším objemu nebudou tři normostrany. Tohle se bohužel musíte naučit sami a není na to žádný návod. Ale existují drobnosti, které můžete začít dělat hned: pište s diakritikou, pište spíš kratší věty, neokecávejte, nepište výplně (“Kdybys měl chvíli, napiš mi k tomu, co si o tom teda myslíš.” -> “Co myslíš?”), nepoužívejte přespříliš zájmen, nepoužívejte zkratky a raději až akademicky opakujte podstatná jména.

6. Přečtěte si to po sobě. A ještě jednou

Pokud k synchronní komunikaci přistoupíte jako k chatu ve Slacku, bude vám to k ničemu. Všechny ty předchozí body směřují k jednomu. Raději věnujte zprávě patnáct minut na začátku, přečtěte si ji po sobě, přidejte přílohy, zkontrolujte podklady… Je to sice déle než napsat “@pepa Pepo, prosímtě, v pátek bych od tebe potřeboval ty červený tlačítka. Díkec”. Asi tušíte, že následné problémy jsou přinejmenším patnáct minut na druhou.

Lze fungovat pouze s asynchronní komunikací?

Asi sami tušíte, že ne. Když se něco pokazí a je třeba to řešit hned. Nebo když zrovna s někým na dálku pracujete na jedné věci. Existuje několik situací, kdy je prostě nejjednodušší si zavolat nebo poslat smsku. Synchronní komunikace by rozhodně neměla být první volba, když od někoho něco potřebujete. Protože pak to není jen o komunikaci, ale je to spíše zadávání práce = nejčastější typ asynchronní komunikace v týmu.

A právě o té první volbě to je. Jak ji máte nastavenou? A jak byste to chtěli mít vy?

Feature image credits: Photo by Luca Bravo on Unsplash

Chcete vyladit spolupráci u vás ve firmě?

Naše práce je čím dál složitější. Zatímco dřív stačilo naučit továrního dělníka monotónní pohyb, dneska potřebujeme mít nejenom vhodné nástroje, ale i návyky. Co konkrétně? 

0 komentářů

Vložit komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.