Vyplatí se placená verze Asany? Přečtěte si vše, co potřebuje ke správnému rozhodnutí

21. 6. 2022 | Efektivní spolupráce | Žádné komentáře

Dostává se ke mně pořád víc firem, které používají Asanu. I když to na začátku byly spíše menší týmy, začínají se objevovat i ty větší. Někdy začínají ve verzi Asany, která je zdarma. Ale často řeší přechod na některou z placených verzí.

Tento článek vám pomůžou rozlousknout:

  1. kdy a jak přejít na placenou verzi Asany  a
  2. jakou verzi vybrat.

Asana rozlišuje čtyři úrovně – Free, Premium, Business a Enterprise.

Cena: Kolik stojí Asana?

Asana se platí formou předplatného. Cena se odvíjí od:

  • počtu Members (členů – je to důležitý termín, proto ho nechávám v originále) a
  • frekvence plateb (měsíční nebo roční).

Members vs. guests – důležitý detail

V Asaně platíte jen za uživatele, kteří jsou Members. Member je každý, kdo je do Asany zaregistrovaný e-mail s doménou vaší organizace.

Každá organizace v Asaně je založena s nějakou vlastní doménou. Pokud založím účet v Asaně s e-mailem honza@honzapav.com, bude doménou mojí organizace honzapav.com. Každý uživatel, který si s touto doménou založí účet v Asaně, se automaticky stane členem mojí organizace honzapav.com. Každý člen se počítá do celkového počtu uživatelů v mém předplatném.

Pokud do své organizace pozvu někoho, kdo má v e-mailové adrese jinou doménu, ať už je to gmail.com, alza.cz nebo i xy.honzapav.com, stane se automaticky hostem. Za účty hostů se v Asaně neplatí (můžete mít třeba 50 hostů!).

Pokud vás zajímá, jestli a jak lze na využívání ušetřit, řeším to na svém Workflow diskuzním fóru. Budu rád, pokud přidáte svoji zkušenost.

Tabulka cen

Oproti předchozí situaci se také snížil minimální počet `members`, za které platíte. Dříve to bylo pět členů, dnes můžete platit pouze za dva.

Verzi zdarma můžete využívat jen do počtu 15 uživatelů (tady se počítají Members i Guests dohromady).

Frekvence platebPremiumBusinessEnterprise
Měsíční13,49 EUR30,49 EURNutno kontaktovat Asanu (cena začíná na úrovni Business, ale může být vyšší)
Roční10,99 EUR24,99 EUR
Cena Asany je od roku 2019 bez DPH. Pokud nejste plátci DPH, přidejte si k cenám ještě 21 %. Oficiální informaci najdete v nápovědě Asany.

Placené verze Asany si můžete vyzkoušet zdarma – po testech s různou délkou zkušební doby se nakonec ustálila na 30 dnech.

Nemáte jasno, kterou verzi vybrat? Položte si těchto 7 otázek

1) Kolik lidí bude Asanu využívat?

V první řadě je to počet uživatelů – Asana je zdarma do počtu 15 lidí. I kdybyste prémiové funkce nepotřebovali, jakmile potřebujete 15 a víc lidí, připlatíte si.

2) Potřebujete přehledně vidět, co se ve vaší firmě děje?

Jasně, mít přehled potřebuje každý, a proto chcete pracovat s Asanou. Asana nabízí dvě hlavní funkce, díky kterým si můžete vytvořit přehled:

Pokročilé vyhledávání (Advanced search) funguje jako filtrování všech úkolů napříč Asanou. Potřebujete vidět, které úkoly jste zadali a ještě nejsou splněné? Chcete se připravit na pravidelnou týmovou schůzku a vidět všechny úkoly, které váš tým splnil za poslední týden, i ty, které vás v následujícím týdnu čekají?  Odjíždíte na dovolenou, a potřebujete delegovat úkoly, které mají být v době vaší dovolené splněné? Přesně tohle Advanced search umí a nedovedu si bez toho efektivní týmovou práci v Asaně představit. Pokročilé vyhledávání najdete jen ve verzi Premium a vyšší.

Portfolios jdou o kus dál. Zatímco v pokročilém vyhledávání sledujete dílčí úkoly, v Portfolios si můžete vytvořit „složku“, do které vyberete např. všechny velké zakázky, na kterých se ve firmě pravuje, nebo třeba všechny interní projekty. Portfolios lze využít i pro procesy, ale to je na delší diskuzi. Díváte se tedy na vyšší úroveň a můžete tak vidět status projektů (ať už barevný semafor, vývoj milníků nebo podíl splněných úkolů).

Portfolios jsou perfektní pro manažery, kteří potřebují získat nadhled. A nebo v případě, kdy se ve vaší firmě pracuje na velkém množství projektů zároveň. Portfolios jsou dotupné jen ve verzi Business a vyšší.

3) Potřebujete si projekty a procesy přizpůsobit pro svoji situaci?

Každý nástroj vám umožní evidovat u úkolů různé informace: plnitele, datum, návaznosti, popisek apod. V Asaně můžete využít funkci Custom Fields (vlastní pole) a k úkolům si vždy pro každý projekt přidat informace, které potřebujete. Např.:

  • Priorita úkolu – tu v Asaně nenajdete, ale můžete si ji vytvořit. To je za mě ideální způsob, protože jiné nástroje vám tuto funkcí „tlačí“, i když ji ve většině případů nepotřebujete.
  • Typ obsahu – představte si publikační plán marketingových aktivit. U každého úkolu si můžete evidovat, jestli je o článek, video, newsletter nebo třeba příspěvek pro sociální média.
  • Rozpočet – třeba u přehledu marketingových kampaní můžete přidat políčko pro rozpočet.

Můžete využít pole typu text (funguje i pro URL adresy), číslo a výběr jedné nebo více možností. Přibývat budou i další.

Kromě toho, že podle těchto polí můžete filtrovat, jsou také klíčové pro automatizaci drobných úkonů i pro spouštění celých automatických workflows. Společně s pokročilým vyhledáváním jsou vlastní pole tím nejpodstatnějším důvodem, proč si připlatit.

4) Řídíte větší projekty?

U větší projektů často potřebujete sledovat návaznost úkolů. Nejde jen o to vidět Ganttův diagram (v Asaně funkce Timeline), ale i o návaznost úkolů. Podstatou této funkce není jen znemožnit, aby někdo označila navazující úkoly jako splněné dřív než je potřeba (tak to občas mají jiné nástroje). Mě osobně přijde přínosné to, že se díky oznámením dozvíte, že:

  • předcházející úkol je zpožděný a vy byste to měli řešit nebo že
  • je předcházející úkol splněný dřív a ve tedy můžete dřív začít pracovat – a tím zrychlit celý projekt a nevytvářet zbytečné prostoje.

Všechny klíčové funkce pro větší projekty – Dependencies (návaznosti), Timeline (Ganttův diagram), Start dates (možnost nastavit nejenom koncové, ale i počáteční datum) jsou dostupné ve verzích Premium a výše.

5) Potřebujete často řešit projekty, které musí být soukromé (pouze pro pozvané členy) a ve kterých je zároveň je několik málo lidí?

Příkladem mohou být HR záležitosti jako schůzky 1:1. Přístupy se ve verzi zdarma dají „tak nějak“ řešit s využitím Týmů, ale pouze od úrovně Premium máte přístup do Admin Console, kde můžete komfortně a přehledně z jednoho místa spravovat, kdo má kam přístup.

Další funkce pak přináší až Enterprise verze, kdy můžete např. omezovat přístup Guest uživatelů.

Jakou verzi zvolit?

Pokud vás nenavedly předchozí otázky, lze se na výběr podívat ještě optikou toho, jak se u vás ve firmě řídí práce.

  1. Začínáte s online nástroji a doteď si vše řešil každý sám? Pokud se vejdete do 15 uživatelů, sáhněte po verzi Free.
  2. Pokud už máte nějakou zkušenost s online nástroje a chcete se zlešpovat a systematizovat řízení práce u vás ve firmě, zvolte Premium.
  3. Jste firma, která vědomě řídí procesy a projekty nebo s tím chcete začít? Pak jděte do Business verze. Bez toho, abyste měli popsané procesy (a mohli využít např. Workflow manager – automatizace uvnitř Asany) nebo abyste opravdu řídili projekty bude Business funkce hlavně hezké – ne tolik přínosné.

Další poznatky z praxe

  • Upgradovat nemusíte hned celou svoji organizaci, ale třeba jen tým. Někdy prémiové funkce užije jen některý z týmů a tak můžete utratit trochu méně.
  • Pokud upgradujete na Premium váš Workspace, tedy pracovní prostor, který není Organizace (ta je určena pro firmy, zakládá se s firemním e-mailem a změnu vám zajistí podpora), po změně budete mít Prémiový pouze tým s názvem původního Workspace. Další týmy budou neplacené a pokud je chcete přehodit na Premium, musíte napsat na podporu.

Máte nějaké konkrétní otázky? Pokud byste je chtěli probrat, napište. Rád vám poradím.

Zajímá vás Asana?

Podívejte se na stránku, kde shrnuji všechno podstatné okolo Asany. Další články, školení nebo i Facebook Skupinu, kde se můžete ptát na otázky a já (nebo někdo další) vám odpovíme.

0 komentářů

Vložit komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.

Tato stránka používá Akismet k omezení spamu. Podívejte se, jak vaše data z komentářů zpracováváme..

Odebírejte newsletter

Sbírám zajímavé tipy na zefektivnění práce s digitálními nástroji, točím videa a píšu články.

Souhlas se zpracováním osobních údajů(Required)
This field is for validation purposes and should be left unchanged.

0 komentářů

Vložit komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.

Tato stránka používá Akismet k omezení spamu. Podívejte se, jak vaše data z komentářů zpracováváme..