Dostává se ke mně pořád víc firem, které používají Asanu. I když to na začátku byly spíše menší týmy, začínají se objevovat i ty větší. Někdy začínají ve verzi Asany, která je zdarma. Ale často řeší přechod na některou z placených verzí. Tento článek vám pomůžou rozlousknout:

1. kolik stojí Asana,
2. kdy a jak přejít na placenou verzi Asany  a
3. jakou verzi vybrat.

Asana rozlišuje čtyři úrovně – Free, Premium, Business a Enterprise.

1 – Cena: Kolik stojí Asana?

Asana se platí formou předplatného. Cena se odvíjí od:

• počtu Members (členů – je to důležitý termín, proto ho nechávám v originále) a
• frekvence plateb (měsíční nebo roční).

Members vs. guests – důležitý detail

V Asaně platíte jen za uživatele, kteří jsou Members. Member je každý, kdo je do Asany zaregistrovaný e-mail s doménou vaší organizace. Každá organizace v Asaně je založena s nějakou vlastní doménou. Pokud založím účet v Asaně s e-mailem honza@honzapav.com, bude doménou mojí organizace honzapav.com.

Každý uživatel, který si s touto doménou založí účet v Asaně, se automaticky stane členem mojí organizace honzapav.com. Každý člen se počítá do celkového počtu uživatelů v mém předplatném. Pokud do své organizace pozvu někoho, kdo má v e-mailové adrese jinou doménu, ať už je to gmail.com, alza.cz nebo i xy.honzapav.com, stane se automaticky hostem.

Za účty hostů se v jakékoliv placené verzi Asany neplatí (můžete mít třeba 50 hostů!). Pokud vás zajímá, jestli a jak lze na využívání ušetřit, řeším to na svém Workflow diskuzním fóru. Budu rád, pokud přidáte svoji zkušenost.

Tabulka cen

Oproti předchozí situaci se také snížil minimální počet members, za které platíte. Dříve to bylo pět členů, dnes můžete platit pouze za dva. Verzi zdarma můžete využívat jen do počtu 15 uživatelů (tady se počítají Members i Guests dohromady).

Frekvence plateb	Premium	Business	Enterprise
Měsíční	13,49 EUR	30,49 EUR	Nutno kontaktovat Asanu (cena začíná na úrovni Business, ale může být vyšší)
Roční	10,99 EUR	24,99 EUR

Cena Asany je od roku 2019 bez DPH. Pokud nejste plátci DPH, přidejte si k cenám ještě 21 %. Oficiální informaci najdete v nápovědě Asany.

Placené verze Asany si můžete vyzkoušet zdarma – po testech s různou délkou zkušební doby se nakonec ustálila na 30 dnech.

2 – Nemáte jasno, kterou verzi vybrat? Položte si těchto 7 otázek

1) Kolik lidí bude Asanu využívat?

V první řadě je to počet uživatelů – Asana je zdarma do počtu 15 lidí. I kdybyste prémiové funkce nepotřebovali, jakmile potřebujete 15 a víc lidí, připlatíte si.

2) Potřebujete přehledně vidět, co se ve vaší firmě děje?

Jasně, mít přehled potřebuje každý, a proto chcete pracovat s Asanou. Asana nabízí dvě hlavní funkce, díky kterým si můžete vytvořit přehled.

Pokročilé vyhledávání (Advanced search) funguje jako filtrování všech úkolů napříč Asanou. Potřebujete vidět, které úkoly jste zadali a ještě nejsou splněné? Chcete se připravit na pravidelnou týmovou schůzku a vidět všechny úkoly, které váš tým splnil za poslední týden, i ty, které vás v následujícím týdnu čekají? Odjíždíte na dovolenou, a potřebujete delegovat úkoly, které mají být v době vaší dovolené splněné?

Přesně tohle Advanced search umí a nedovedu si bez toho efektivní týmovou práci v Asaně představit. Pokročilé vyhledávání najdete jen ve verzi Premium a vyšší.

Portfolios jdou o kus dál. Zatímco v pokročilém vyhledávání sledujete dílčí úkoly, v Portfolios si můžete vytvořit „složku“, do které vyberete např. všechny velké zakázky, na kterých se ve firmě pracuje, nebo třeba všechny interní projekty. Portfolios lze využít i pro procesy, ale to je na delší diskuzi. Díváte se tedy na vyšší úroveň a můžete tak vidět status projektů (ať už barevný semafor, vývoj milníků nebo podíl splněných úkolů).

Portfolios jsou perfektní pro majitele firem nebo manažery, kteří potřebují získat nadhled. A nebo v případě, kdy se ve vaší firmě pracuje na velkém množství projektů zároveň. Portfolios jsou dostupné jen ve verzi Business a vyšší.

3) Potřebujete si projekty a procesy přizpůsobit pro svoji situaci?

Každý nástroj vám umožní evidovat u úkolů různé informace: plnitele, datum, návaznosti, popisek apod. V Asaně můžete využít funkci Custom Fields (vlastní pole) a k úkolům si vždy pro každý projekt přidat informace, které potřebujete. Např.:

• Priorita úkolu – tu v Asaně nenajdete, ale můžete si ji vytvořit. To je za mě ideální způsob, protože jiné nástroje vám tuto funkcí „tlačí“, i když ji ve většině případů nepotřebujete.
• Typ obsahu – představte si publikační plán marketingových aktivit. U každého úkolu si můžete evidovat, jestli je o článek, video, newsletter nebo třeba příspěvek pro sociální média.
• Rozpočet – třeba u přehledu marketingových kampaní můžete přidat políčko pro rozpočet.
• Datum zveřejnění článku – hodí se třeba při práci s publikačním plánem. U jednoho úkolu (= článku) můžete nastavit nejen datum, kdy má být kompletně zpracovaný, ale také datum zveřejnění.

Můžete využít pole typu text (funguje i pro URL adresy), číslo, výběr jedné nebo více možností a datum. Přibývat budou i další. Kromě toho, že podle těchto polí můžete filtrovat, jsou také klíčové pro automatizaci drobných úkonů i pro spouštění celých automatických workflows. Společně s pokročilým vyhledáváním jsou vlastní pole tím nejpodstatnějším důvodem, proč si připlatit.

4) Řídíte větší projekty?

U větší projektů často potřebujete sledovat návaznost úkolů. Nejde jen o to vidět Ganttův diagram (v Asaně funkce Timeline), ale i o návaznost úkolů. Podstatou této funkce není jen znemožnit, aby někdo označila navazující úkoly jako splněné dřív než je potřeba (tak to občas mají jiné nástroje). Mě osobně přijde přínosné to, že se díky oznámením dozvíte, že:

• předcházející úkol je zpožděný a vy byste to měli řešit nebo že
• je předcházející úkol splněný dřív a ve tedy můžete dřív začít pracovat – a tím zrychlit celý projekt a nevytvářet zbytečné prostoje.

Všechny klíčové funkce pro větší projekty – Dependencies (návaznosti), Timeline (Ganttův diagram), Start dates (možnost nastavit nejenom koncové, ale i počáteční datum) jsou dostupné ve verzích Premium a výše.

5) Potřebujete často řešit projekty, které musí být soukromé (pouze pro pozvané členy) a ve kterých je zároveň je několik málo lidí?

Příkladem mohou být HR záležitosti jako schůzky 1:1. Přístupy se ve verzi zdarma dají „tak nějak“ řešit s využitím Týmů, ale pouze od úrovně Premium máte přístup do Admin Console, kde můžete komfortně a přehledně z jednoho místa spravovat, kdo má kam přístup. Další funkce pak přináší až Enterprise verze, kdy můžete např. omezovat přístup Guest uživatelů.

6) Potřebujete automatizovat procesy řízení v Asaně?

Předpokládám, že byste si rádi ušetřili práci díky automatizaci. Pokud jste úplně na začátku – tedy nejste procesně řízená firma a nevyužíváte žádný nástroj na řízení práce, musí vaše firma projít poměrně velkou změnou, než se k automatizovaným procesům dostane. Vydalo by to na celou knihu, ale ve zkratce vás čekají tyto změny:

1. V první fázi musíte pochopit základní principy procesní řízení – přínosy, postupy i nástroje.
2. Pak potřebujete zmapovat v minimální účinné dávce své procesy. Mimochodem mám k mapování procesů návod.
3. Pak musíte Asanu správně implementovat do týmu (pochipit, jak lidé pracují teď, vysvětlit jim změnu a naučit je s nátrojem pracovat).

A až pak je možné automatizovat.

Asana vám pak dává velmi mocný nástroj pro automatizaci – Workflow Builder. Ten funguje podobně jako standardní automatizované platformy (např. Make.com nebo n8n.io). Jeho možnosti jsou zatím omezené na aplikace, které mají přímou integraci s Asanou (Slack, Teams, Jira apod.). Workflow Builder zatím nedokáže např. spustit scénáře v Make.com nebo Zapieru nebo poslat data prostřednictvím webhooku. Už jen kvůli vnitřním automatizacím (pokud se úkol dostane do sekce XY, přidej podúkol, přidej plnitele a přidej úkol do projektu) to stojí za to.

Workflow Builder stojí na funkcích Rules a Integrations. Ty jsou dostupné (až na pár omezených ukázek) v Business verzi a tak si za automatizace připlatíte. Pokud ještě nejste procesně řízená firma, neměly by být automatizace důvodem pro přechod na Business verzi.

7) Potřebujete řídit, kdo může přistupovat do vaší organizace?

Asi budete překvapeni, ale většina moderních nástrojů na řízení práce přiliš neomezuje, kdo může koho pozvat do vašich projektů a procesů. Předtím, než zavrhnete Asanu – protože rozkryju detaily – berte v potaz, že toto je standard. Za širší možnosti řízení práv a přístupů se ve většině nástrojů připlácí (tady je pěkný přehled, Wall of shame). A stejně je tomu i v případě Asany.

Ve Free verzi nemáte téměř žádný přehled (tím, že je v Asaně nanejvýš 15 uživatelů to asi ani není třeba). V Premium verzi získáte přístup do Admin Console, kde můžete vidět kompletně všechny uživatele a třeba jim zrušit přístupy. V Business verzi přibydou dvě možnosti: můžete vynutit silné heslo a můžete zakázat veřejné sdílení náhledu do projektu.

Všechny další možnosti jsou pouze ve verzi Enterpise: vynucení dvoufaktorového přihlašování (za mě by toto mělo být v Premium verzi!), vynucení přihlašování přes SAML (např. Google Workspace) pro všechny uživatele nebo omezení toho, kdo může pozvat hosty do organizace (jinak může každý pozvat kohokoliv).

Pro malé a střední firmy je verze Premium dostačující. Ale při větším počtu lidí (100 a víc) už bych šel po Enterprise verzi.

3 – Jakou verzi zvolit?

Pokud vás nenavedly předchozí otázky, lze se na výběr podívat ještě optikou toho, jak se u vás ve firmě řídí práce.

1. Začínáte s online nástroji a doteď si vše řešil každý sám? Pokud se vejdete do 15 uživatelů, sáhněte po verzi Free.
2. Pokud už máte nějakou zkušenost s online nástroji a chcete se zlešpovat a systematizovat řízení práce u vás ve firmě, zvolte Premium. Vystačí vám do chvíle, než budete připraveni vymačkat z Asany maximum.
3. Jste firma, která vědomě řídí procesy a projekty nebo s tím chcete začít? Pak jděte do Business verze. Bez toho, abyste měli popsané procesy nebo abyste opravdu řídili projekty bude Business funkce hlavně hezké – ne tolik přínosné.
4. Máte spoustu lidí a Asanu využívá celá firma. Chcete, aby práce plynula jako namazaný stroj a chcete eliminovat „všechna“ bezpečnostní rizika? Popřemýšlejte o verzi Enterpise (rád to s vámi proberu).

Další poznatky z praxe

• Upgradovat nemusíte hned celou svoji organizaci, ale třeba jen tým. Někdy prémiové funkce užije jen některý z týmů a tak můžete utratit trochu méně.
• Pokud upgradujete na Premium váš Workspace, tedy pracovní prostor, který není Organizace (ta je určena pro firmy, zakládá se s firemním e-mailem a změnu vám zajistí podpora), po změně budete mít Prémiový pouze tým s názvem původního Workspace. Další týmy budou neplacené a pokud je chcete přehodit na Premium, musíte napsat na podporu.

---

Máte nějaké konkrétní otázky? Pokud byste je chtěli probrat, napište. Rád vám poradím.