Přemýšlíte o placené verzi Asany? Tady je 9 otázek, které byste si měli položit

od | 16.11.2018 | Produktivita

Dostává se ke mně pořád víc firem, které používají Asanu. I když to na začátku byly spíše menší týmy, začínají se objevovat i ty větší. Na řadu se tak dostává otázka, kdy a jak přejít na prémiovou verzi Asany. Tenhle článek vám pomůže tuhle otázku rozlousknout.

Asana rozlišuje tři úrovně – zdarma, premium a enterprise. Té poslední verzi se věnovat nebudu, protože s ní nemám žádnou zkušenost (už jen proto, že je určena pro několik opravdu velkých firem, které často mají speciální požadavky na bezpečnost apod.).

Pricing: Kolik stojí Asana? (aktualizováno 16. 11. 2018)

Asana má takový na první pohled zvláštní pricing. Čím více uživatelů máte, tím více platíte. Zdá se vám to nelogické? Pak je třeba si uvědomit, že čím více lidí v Asaně pracuje, tím větší výhodu firmě přináší – tím více také ušetří. Přestože se Asana tváří, že stojí 10 USD na osobu, pořád pro menší týmy existují „slevy“. Fakticky se tak ceny vůbec nemění oproti předchozí aktualizaci. Cena začíná na 7,5 dolarech (respektive 6,25 při roční platbě). Tato cena platí do 20 uživatelů. Jakmile jich máte 20 a víc, zaplatíte za každého 11,99 dolarů (resp. 9,99 při roční platbě).

Takže:

  • 0 – 15 uživatelů bez prémiových funkcí = zdarma
  • 5 – 19 uživatelů = prémium, za 7,5 USD za uživatele
  • 20 a více = prémium, za 11,99 USD za uživatele

Nově také platíte po 5 uživatelích. Máte 3 jako my v Lovebrandu? Zaplatíte 5. Máte 7 lidí? Zaplatíte 10. Není to tedy úplně za hubičku. Od listopadu 2018 je dostupná trial verze na 30 dní.

Nemáte jasno? Položte si těchto 7 otázek

1) Kolik lidí bude Asanu využívat?

Asana je zdarma do počtu 15 lidí (do tohoto počtu se nepočítají externisti). I kdybyste prémiové funkce nepotřebovali, jakmile potřebujete 15 a víc lidí, připlatíte si.

2) Jsou ve vaší firmě manažeři, kteří potřebují sledovat nebo reportovat práci svých podřízených?

Možná se vám to zdá jako hloupá otázka, ale věřím, že i firmy, kde je 10 až 15 lidí, se dokáží uřídit samy. A jsou i jiné výjimky. V podstatě veškerý přehled nad úkoly v Asaně spočívá ve vyhledávání. A to se, jak možná už tušíte, postupně stává placenou funkcí. V neplacené verzi je možné mít 3 uložená vyhledávání (to  jsou v podstatě reporty), ale je hodně limitováno i to, co vůbec vyhledat lze (ve verzi zdarma nelze použít pokročilé vyhledávání).

3) Mají manažeři nebo jiní zaměstnanci, kteří řídí projekty, na starosti každý více projektů?

V listopadu 2018 byla spuštěna další důležitá funkce, která pomáhá manažerům získat si nadhled nad větším počtem projektů – Portfolios. Jde o funkci, která nahradila předchozí Dashboards. Portfolios jsou opravdu praktické, až ve chvíli, kdy řídíte alespoň 10 projektů zároveň. Bez ohledu na funkčnosti, vypadají moc hezky.

4) Potřebujete používat pokročilé funkce pro třídění úkolů a nastavení procesů?

Konkrétně jde o custom fields, bez kterých se dá žít, ale dokáží usnadnit práci a zpřehlednit lecjaký projekt (mám v plánu se o nich ještě rozepsat – zatím vám musí stačit nápověda). Druhou takovou funkcí je možnost nastavit návaznost úkolů. Jakmile někdo z týmu splní úkol, Asana notifikuje uživatele, který je zodpovědný za další úkol. To je obzvlášť cenné, když dojde třeba ke zpoždění – i v tomto případě vás Asana upozorní. Pro nastavování toku práce (procesů) je to víc než praktické, protože to eliminuje lidskou chybu. Ale dá se bez toho fungovat, zvláště v menších týmech.

5) Potřebujete k práci Ganttův diagram?

Ganttův diagram umožňuje podívat se na projekt z nadhledu a vidět (nastavovat), jak spolu jednotlivé úkoly souvisí a jak na sebe navazují. Tuto potřebu může uspokojit i nástroj Instagannt, ale pokud chcete zůstat v prostředí Asany, bude potřeba si připlatit.

6) Potřebujete často řešit projekty, které musí být soukromé (pouze pro pozvané členy) a ve kterých je zároveň je několik málo lidí?

Příkladem mohou být HR záležitosti jako 1-1 meeting. Přístupy se ve verzi zdarma dají docela dobře řešit s využitím Týmů, ale pokud by to měl být větší počet od sebe oddělených skupin, bude nezbytné využít možnost nastavit projekt jako soukromý – jde o placenou funkci.

7) Kolik lidí by mělo spravovat přístupová práva do Asany?

Smysluplnou správu přístupů a uživatelů nabízí jen placená verze, kde může být více uživatelů, kteří spravují přístupy. Jinak to bude navázané na jednoho člověka – pustíte ho na dovolenou?

8) Potřebujete mít nadstandardně zabezpečený přístup do Asany?

Pokud z jakéhokoliv důvodu potřebujete např. autentifikaci uživatelů přes 3. stranu (např. Google Apps), potřebujete mít placenou verzi. Jde v podstatě o řízení přístupů mimo Asanu nějakým jiným zavedeným systémem, který už firma využívá. Do většího detailu to pak řeší právě na začátku zmiňovaná úroveň účtu Enterprise (https://asana.com/enterprise).

Další poznatky z praxe

  • Upgradovat nemusíte hned celou svoji organizaci, ale třeba jen tým. Někdy prémiové funkce užije jen některý z týmů a tak můžete utratit trochu méně.
  • Pokud upgradujete na Premium váš Workspace, tedy pracovní prostor, který není Organizace (ta je určena pro firmy, zakládá se s firemním e-mailem a změnu vám zajistí podpora), po změně budete mít Prémiový pouze tým s názvem původního Workspace. Další týmy budou neplacené a pokud je chcete přehodit na Premium, musíte napsat na podporu.

Bez Premium verze toho zvládnete opravdu hodně a Asana je z tohoto pohledu velmi vstřícná. Chcete-li ale posunout způsob, jakým řídíte práce, na vyšší úroveň, bez Premium verze se neobejdete.

Máte nějaké konkrétní otázky? Pokud byste je chtěli probrat, napište. Rád vám poradím.

Zajímá vás Asana?

Podívejte se na stránku, kde shrnuji všechno podstatné okolo Asany. Další články, školení nebo i Facebook Skupinu, kde se můžete ptát na otázky a já (nebo někdo další) vám odpovíme.

0 komentářů

Vložit komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.