Automatizace procesů ve firmě přináší úsporu nákladů. S tím, jak se objevují články o automatizacích a s tím, jak cítím vzrůstající poptávku, myslím, že je potřeba dobře si nastavit očekávání co do ceny a nákladů na automatizace práce. Pokud totiž nezapočítáte všechny náklady, můžete se zklamat.
Nejčastěji existují čtyři typy nákladů. Náklady se samozřejmě liší podle rozsahu a je rozdíl, pokud si necháte automaticky ukládat z e-mailu faktury na Google Disk, nebo vytváříte tzv. no-code nebo low-code objednávkový systém.
1 – Náklady na vytvoření a úpravy automatizace
Při vytváření automatizace je potřeba sepsat záměr, cíle a co přesně bude automatizace dělat. Pak je třeba nastavit všechny zahrnuté nástroje a všechny ty instrukce přetavit v tzv. scénář. U větších nebo netradičních projektů se často nejprve vytváří prototyp, na kterém si ověříte, že to vůbec realizovat lze („proof of concept”).
Do této kategorie patří i náklady na úpravu. Opravdu se vyplatí předem dobře promyslet a sepsat, co chcete zautomatizovat. Pokud totiž bude každou chvíli něco měnit, můžete o cenovou efektivitu přijít.
O jaké částky může jít? Běžné projekty začínají na pár tisících, ale u větších procesů se dostanu i k 25 tisícům. Nedá se k tomu napsat o moc víc – zkrátka záleží na zadání.
2 – Náklady na Integromat nebo jiný „propojovací” nástroj
Všechny své i klientské automatizace dělám v Integromatu. V Integromatu můžete mít účet zdarma, který vám dá 1000 kreditů pro dva aktivní scénáře zdarma.
Kredity se čerpají při každém běhu scénáře – záleží na tom, jak často scénáře běží, kolik nástrojů propojuje a celkově na tom, jak je složitý. Platí jednoduché pravidlo – čím víc úkonů, tím víc čerpá automatizace kreditu.
Když potřebujete více než dvě aktivní automatizace a nebo víc kreditu, musíte přejít na vyšší tarif. Ten stojí devět dolarů na měsíc a máte v něm 10 000 automatizací.
Integromat Pricing – Cena operací
| Název tarifu | Počet operací | Cena za měsíc | Využití |
|---|---|---|---|
| Free | 1 000 | 0 USD | dvě malé automatizace |
| Basic | 10 000 | 9 USD | jeden středně velký proces |
| Standard | 40 000 | 29 USD | velký proces, nebo několik středních |
| Business | 150 000 | 99 USD | více velkých procesů ve firmě |
| Platinum | 800 000 | 299 USD | dá se toto vyčerpat? :) |
3 – Náklady na propojené nástroje
V automatizacích často propojujete různé nástroje – já např. velmi čato pracuji s Airtable, Asana, Gravity Forms, Pipedrive, Knack nebo Ninox. A je možné, že v některém z těchto nástrojů budete muset platit za každý uživatelský účet.
Větší projekty často vyžadují vytvoření tzv. servisního účtu, kterým se přihlašujete do propojených nástrojů. To je vlastně takový falešný uživatel, který pak vykonává automatizaci. Existence servisního účtu není 100% podmínkou, ale pokud potřebujete např. integrovat dva nástroje tak, aby se oboustranně synchronizovali, nevyhnete se tomu.
Tzn. v Pipedrive zaplatíte 15 USD za měsíc, v Asaně (pokud máte Premium) 11 USD apod.
4 – Náklady na správu automatizace
Vytvořit automatizaci a předem neřešit veškeré náklady, které souvisí s provozem (a celkově vlastnictvím) automatizace mi přijde nezodpovědné. U každé automatizace tak předem uvádím, že i správa bude něco stát – nejčastěji jednotky tisíc za rok.
Správa zahrnuje řešení nenadálých situací a zajištění, aby automatizace v případě problémů co nejrychleji naskočily. Co se může stát? Občas jsou to výpadky v propojených nástrojích, občas dojde na změny v tom, jak se nástroje propojují. Pro člověka, který automatizace spravuje, je to spíš riziko než zlatý důl.
Pro vás to sice může znamenat nějaké náklady navíc, ale zase můžete s klidem spát.
Automatizace procesů se musí vyplatit
Všechny ty výše uvedené náklady jsou důležité proto, že potřebujete už na začátku vědět, zda se vyplatí proces automatizovat. Na jedné straně máte současný náklad na práci, který může mít podobu lidského času (to se dá snadno vyčíslit), ale i mentální kapacity (to se vyčísluje hůře). Na straně druhé máte čtyři kategorie nákladů, které musíte zahrnout.
Ta rovnice je poměrně jednoduchá. Pokud se ale nedozvíte o všech nákladech na automatizaci na začátku, může vám pak skryté náklady udělat doslova čáru přes rozpočet.
Pěkné shrnutí. Přijde mi, že nabádá ke zbytečné opatrnosti. Stalo se vám někdy, že vám zmiňovaná rovnice vyšla ve prospěch manuální práce?
Samozřejmě záleží na situaci. Vezmu to postupně:
1) Náklady na vytvoření a ad hoc úpravy jsou vždy, protože to je práce – a chci, aby moji klienti by měli mít jasně nastavené očekávání. Velmi často se stává, že automatizaci vytvoříme v nějaké základní rovině a později ji rozvíjíme.
2) a 3) Náklady na Integromat (n8n, Parabola.io, Zapier) a na nástroje třetích stran taky moc neovlivníte – ty prostě potřebujete nebo ne. Dá se ušetřit volbou vhodného nástroje – co je v Integromatu „nákladné“, zvládnou jiné levněji.
4) Náklady na správu – předpokládám, že vaše reakce směřuje spíš k tomuto poslednímu bodu a ano, v podstatě s vámi souhlasím. Pokud bych aplikoval stejnou míru na jednoduchý automatizovaný proces (např. ukládání příloh z e-mailu do cloudu) a komplexní no-code software, který měsíčně generuje 100 000 Kč a je na něm závislých 50 zákazníků (kteří nedejbože potřebují zákznickou podporu), pak bych v prvním případě dost přestřelil.
Podobně rád mluvím o tom, že je fajn si nejdřív udělat jednoduchý prototyp automatizace a pak až ji dotáhnout – i tady záleží na složitosti a dopadu automatizace. A samozřejmě na dalších projektových parametrech (rozsah, čas, peníze).
Dává to takto smysl?
Ano, s tím souhlasím, ale přijde mi, že valná většina automatizací se vyplatí a je nejtěžší o tom zákazníka přesvědčit. To že zaměstnanec tráví například hodinu denně překopírováním dat z jedné excelovské tabulky do druhé, není pouze úspora v hodinové sazbě tohoto zaměstnance. V ušetřeném čase se totiž dotyčný může věnovat kreativnější práci, která bude mít vyšší přidanou hodnotu a zřejmě bude pracovník i produktivnější, protože se nebude vyčerpávat rutinními činnostmi.
Jasně, ale to, jestli se automatizace vyplatí, už je jiná diskuze. Mě osobně se vyplatí automatizovat téměř cokoliv, co se mi nechce dělat. Stojí mě to totiž míň, když to pro sebe můžu udělat sám. Otázka je, jestli se vyplatí automatizovat každou blbost, když to musím kompletně outsourcovat.
V praxi je to spíš otázka toho, kam až se s automatizací vyplatí zajít. Většinou neřeším otázku automatizovat/neautomatizovat, ale otázku do jaké míry. A ta míra se odvíjí od toho, co se vyplatí.
K té kreativnější práci – pokud člověk veškerou rutinní práci zautomatizuje, zůstane mu nejenom kreativní práce, ale taky práce, která je kognitivně nejnáročnější. Ve svých firmách (dřív Lovebrand, teď Makevision) nebo i v mém dalším podníkání už několik let automatizuju nebo obecně různými způsoby eliminuju rutinní práci. A po letech si s nadsázkou říkám, že bych občas rád řešil něco jednoduchého, rutinního. Eliminovat rutinní práci je určitě cesta, ale zároveň je potřeba zkracovat pracovní dobu – nejen do stejné doby nacpat více složité práce. Ale to už taky zacházím do dalšího tématu :).
Rozhodně taky zajímavé téma. Automatizace je někdy přirovnávána k parnímu stroji, takže proč ne. :) Asi je dost odvážné srovnávat Integromat s vynálezem parního stroje, ale malou osvětu by si podobné nástroje jistě zasloužily.
Integromat je super, ale automatizace je mnohem širší téma. A i co do nástrojů – je jich (a bude) mnohem víc. Sám sice nejvíc využívám Integromat, ale klíčové věci mi běží na Parabola.io i třeba n8n. Určitě plánuji té osvětě pomoct, jen to sepsat :). Díky!
Budu držet palce. :)