Airtable zažívá v Čechách boom. Množství otázek i poptávek, které se ke mně dostávají oproti předchozím rokům výrazně vzrostlo. Proč? Protože je to skvělý nástroj, který dobře reflektuje, jak se mění svět práce a související požadavky na znalosti a nástroje.
O Airtablu si můžete víc přečíst na Workflow. Za shlédnutí stojí i záznam z webináře, kde Airtable představuji (více k webináři také na Workflow).
Airtable aktivně využívám přibližně od roku 2018. Pokud jde o náklady na provoz Airtablu, do minulého roku jsem fungoval ve verzi Free (v klientských projektech jsem placené verze využíval kvůli Extensions). Až loni jsem přeskočil na verzi Pro.
Těch důvodů už bylo mnoho a teď Airtable přidává několik dalších.
Za prvé, na jaře 2022 došlo ke změně podmínek u všech tarifů, včetně verze, která byla zdarma (nově je omezená počtem pěti uživatelů s možností editovat bázi). Ceny se nezměnily, ale náplň tarifů ano.
Za druhé, od 24. 8. začne, alespoň podle upozornění, které posílá uživatelům, Airtable omezovat editaci bází, které přesahují limit počtu řádku. Limit počtu řádků existoval vždy, ale Airtable jen varoval. To se teď pravděpodobně změní.
Při té příležitosti jsem si říkal, že bude dobré sdílet pár zkušeností, které vám pomohou správně se rozhodnout.
Kolik tedy stojí Airtable?
Airtable se platí vždy za:
- počet uživatelů, kteří mohou editovat bázi, a
- období – rok nebo měsíc.
Editovat bázi mohou všechny role – Owner, Create, Editor a Commenter – mimo Viewers. Viewers mohou pouze nahlížet do souborů, a proto se za Viewers neplatí. To je mimochodem jedna z jarních novinek.
| Frekvence plateb | Plus | Pro | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Měsíční | 12 USD | 24 USD | Nutno kontaktovat podporu |
| Roční | 10 USD | 20 USD |
Kdy se vyplatí připlatit si za Airtable?
1 – Pokud potřebujete více než pět uživatelů, kteří budou upravovat data
První podmínka je jednoduchá a nezbyde, než ji respektovat. Můžete se pokusit o sdílení účtů, ale většinou je to velmi problematické. A ve chvíli, kdy chcete využívat komentáře nebo delegovat odpovědnost na konkrétní uživatele, je sdílení přístupů nepoužitelné. Navíc je to bezpečnostní riziko.
2 – Potřebujete více řádků v bázi
Limit řádků pro jednu bázi (tedy součet všech řádků ve všech tabulkách v daném souboru = bázi) je:
- ve verzi Free 1200,
- ve verzi Plus 5000,
- ve verzi Pro 50000 a
- ve verzi Enterprise 250000.
Limity nejsou vůbec špatné a pro většinu využití bude stačit 5000. Co do výkonu, Airtable zvládá dobře i větší množství řádků – funguje tak, že během dvou tří vteřin načte celé „View“ (jeden pohled na data) a s ním už pak hladce pracujete.
3 – Potřebujete více „Extensions“ (dříve aplikací)
Extensions (říkám jim „rozšíření“) jsou funkce, které rozšiřují standardní funkce Airtablu. Spousta z nich je přímo od Airtablu, ale můžete využít i Extensions třetí strany nebo si dokonce napsat vlastní (pak se jim říká Scripts).
Počet Extensions je také limitovaný vždy pro jednu bázi:
- ve verzi Free máte jednu,
- v Plus tři,
- v Pro deset a
- v Enterprise neomezené množství.
V praxi je jedno rozšíření na bázi málo – je to spíš na vyzkoušení. Hodně záleží, jaké používáte. Já nejčastěji využívám:
- Scripts – pro sebe i klienty píšu jednoduché skripty, které třeba umožní odeslat webhook do automatizační platformy (např. Make.com nebo n8n.io),
- Charts – grafy, kde každý graf je jedno rozšíření,
- Page Designer – pro rychlý vizuální přehled záznamů,
- CSV import – pokud potřebuji jednorázový i pravidelný import dat z CSV a
- Dedupe – pro chytré odstranění duplicit.
Existuji i spousta dalších – Web Clipper, Pivot tables (kontingenční tabulky), URL preview (náhled webové stránky), Map (pohled na Google Maps) nebo Org chart (organizační diagram). Extensions dělají z Airtablu švýcarský nůž, a pokud se rozhodnete využít Airtable naplno, jedno rozšíření na bázi vám stačit nebude.
Pokud využíváte některé Extensions jen nárazově, můžete je deaktivovat a pak se do celkového počtu nepočítají.
4 – Potřebujete mezi sebou propojovat báze
Jak už jsem psal výš, báze je něco jako jeden soubor. Airtable vám umožňuje propojovat báze mezi sebou a automaticky je synchronizovat. Ve verzi Free je synchronizace pouze manuální, od verze Plus je pak automatická.
Funkce synchronizace propojených tabulek je nutností, pokud v Airtable stavíte nějaký větší systém. A nebo když potřebujete omezit přístupy a potřebujete stále aktuální data pro nesouvisející projekt.
Potřebujete např. jednu bázi jako CRM, kde řešíte všechny vaše zakázky, organizace a kontakty, a druhou pro organizaci práce okolo rozesílání vánočních dárků klientům. Chcete mít pořád aktuální kontakty (pokud vznikne nový kontakt v CRM, potřebujete ho i ve vánočním přehledu). Zároveň ale nechcete, aby člověk, který řeší dárky, viděl všechny vaše zakázky.
Toto workflow nemá smysl dělat v jedné bázi – lepší praxe je pro Vánoce vytvořit novou bázi a tam jen kontakty ze CRM synchronizovat. Pokud se data v kontaktech často mění, může být manuální synchronizace omezující. Jinak se ale bez této funkce žít dá.
Jak se rozhodnout?
Pokud s Airtablem začínáte nebo ho plánujete využít pouze pro okrajová řešení, často s Free verzí vystačíte. Připlácet si budete spíš ve chvíli, kdy vám bude chybět nějaká konkrétní funkce.
Záleží pak, jestli je nutné, aby tato funkce byla v Airtablu. dám příklad: můj dashboard s vývojem financí je teď v Airtablu, ale rád bych s ním pracoval ve větším detailu, a proto přenesu funkci zobrazení grafů z Airtablu na Google Data Studia.
Připlatit si tedy dává smysl, pokud:
- potřebujete konkrétní funkcí, která musí být součástí Airtablu,
- plánujete využít Airtable i pro jiné účely a zároveň
- nepodceníte zavedení Airtablu do týmu (zajistíte, aby každý věděl proč a jak se s Airtablem pracuje).
To ale platí pro všechny nástroje. Pokud byste chtěli poradit s tím, jestli, jak a k čemu všemu Airtable využít, rád to s vámi proberu.
Máte nějaké otázky? Zeptejte se!
0 komentářů