Real-time komunikace zabíjí produktivitu

autor: | 21.8.2017 | Firmy

Abyste mohli vybudovat úspěšnou firmu nebo projekt, pravděpodobně se neobejdete bez dalších lidí. Můžete mít sebe lepší nápad, ale pokud selžete jako leader, nenaberete dobré lidi a nezvládnete nastavit pracovní podmínky tak, aby všichni mohli dotahovat svoji práci, nikam se nedostanete.

Představte si projekt – tvorba nového webu a nastavení souvisejícího marketingu. Troufnu si říct, že na každý takový projekt potřebujete každý rok víc lidí. Všechno se specializuje, a to s sebou nese víc komunikace.

Jakmile jsou v týmu víc jak dva lidi, komunikace vám začne zabírat hodně času. A nejde jen o zjišťování informací pro vaši potřebu, ale taky o to vyhovět všem ostatním – zvedat telefony, odpovídat na maily a být pořád online na chatu. Komunikace vás stojí spoustu času, tedy peněz. A právě proto si myslím, je dobré věnovat komunikaci a způsobu, jakým se odehrává, dostatečnou pozornost.

Co je synchronní a asynchronní komunikace?

Rád bych na začátku vymezil ty dva základní pojmy:

  1. Synchronní komunikace: Jakákoliv forma komunikace, která probíhá v reálném čase. Aby se mohla uskutečnit, musí být všichni účastníci přítomni v jeden čas. Jde o chat, instantní zprávy (jako třeba Slack), telefonát nebo videohovor a třeba i meetingy.
  2. Asynchronní komunikace: Je jakákoliv komunikace, kdy naopak nemusí být účastníci přítomni v jeden čas. To jsou e-maily, zprávy a komentáře v nástrojích jako Asana nebo Trello, audiozprávy, nebo klidně i dopisy.

Osobně mám za to, že asynchronní komunikace podporuje efektivní práci většinu času. Proto by měla být většinu času první volbou. Z předchozích dvou vět jste určitě pochopili, že i ta real-time komunikace může být užitečná. Zkrátka se doplňují. Bohužel realita je taková, že vám budou lidi spíš volat, zvát vás na meetingy a střílet po vás zprávami na Slacku. Tím, že vás pořád vyrušují, zabíjí vaši výkonnost.

Snadné, ale málokdy používané řešení

Jak z toho ven? Každý tým by měl mít nastavená očekávání. Pod očekáváními si přestavte klidně sepsaná pravidla, taková etiketa komunikace. Nikdy by to neměly být zákazy nebo příkazy. Jako optimista si myslím, že by nám měl v podobných situací stále pomáhat selský rozum a že se prostě dokážeme dohodnout.

Taková etiketa by měla myslet na tyto otázky:

  • Kdy komunikovat: Je nějaké časové okno, kdy musí být každý na příjmu? Je na houby, když někdo skončí ve tři, tedy čtyři před tím, než začnou noční ptáci pracovat.
  • Co komunikovat: Dohodněte se, že se budete vždy snažit popsat přesně, co potřebujete. A to tak, aby váš kolega nemusel žádnou další informaci dohledávat. Zkuste předem odpovídat na možné otázky, na které by se mohl příjmece vaší zprávy ptát.
  • Kdy se potkávat: Meetingy stojí spoustu času, a přesto jsou užitečné, když se to dělá dobře. Dokázal bych dát i pravidla pro meetingy obecně, ale nechme to na jindy.
  • Jaké komunikační kanály (a nástroje) používat: Kdy používat chat, kdy klasické zprávy, kdy telefonovat, kdy je nutné se u toho vidět, kdy je možné vynechat.
  • Jak fungují lidé v týmu: Každý by měl mít možnost pracovat podle toho, jak mu to vyhovuje a jak je zvyklý. Pokud tím nebude nikoho brzdit nebo omezovat.

Mnoho lidí si myslí, že taková etiketa je v podstatě jen pro týmy, které nepracují na jednom místě (tzv. remote týmy). Osobně si ale myslím, že je to úplně stejné, i když lidé sedí vedle sebe v kanceláři. Každý chce někdy déle nerušeně pracovat na konkrétním úkolu, aniž by za ním pořád někdo chodil a ptal se na věci, které by mohly klidně den počkat.

Jak nastavit etiketu u vás ve firmě?

Zkuste udělat tyto čtyři kroky:

  1. Vykopněte v nějaké asynchronní komunikaci (u nás v Lovebrandu by to byla Asana), ve které oznámíte záměr nastavit komunikaci tak, abyste se navzájem nerušili při práci a zároveň se nestalo, že by někdo nemohl kvůli chybějícím informacím pracovat. Ať si každý promyslí, co a jak pro ně funguje nejlépe a co jim na současném stavu vadí. Pokud to uděláte strukturovaně (třeba dotazníkem), usnadníte si práci v dalším kroku.
  2. V dalším kroku se potkejte a proberte výstupy z kroku jedna. Je dobré, když si bude moct každý předem výstupy projít, aby se mohl na schůzku připravit.
  3. Sepište vaši etiketu do sdíleného dokumentu a pošlete ji ke komentáři kolegům. Pak vytvořte finální verzi.
  4. Pracujte s ní – když přijdete na něco, co vám nefunguje, najděte alternativu.

Každý by měl být dneska tak trochu odborníkem na komunikaci – aby ovládal různé nástroje, dokázal jasně všechno jasně popsat a dokázal se vcítit do kůže ostatních lidí, se kterými komunikuje. Svět by byl o něco lepší.

Máte v pracovním týmu jasně nastavená nějaká pravidla nebo vám v článku nějaká chybí? Zajímá mě, jaká to jsou. Napište mi!

2 komentáře

  1. Lukáš Pítra

    Skvělé téma, se kterým bojuju celý svůj profesní život :-)

    Na volné noze k tomu popravdě přistupuju hodně z pozice síly. Mám relativně hodně projektů, kde je potřeba v různých frekvencích řešit komunikaci různé důležitosti a není v mých silách s každým prodebatovat co by se mu asi líbilo, na jaké podmínky a nástroje je zvyklý, pak si to někde evidovat a odsouhlasit. I kdybych si to zapamatoval tak dodržovat různé systémy by nešlo.

    Přístup z pozice síly znamená, že klientům na začátku říkám jak funguju, že funguju všude stejně (až asi na 2 výjimky kde si nenechali BC rozmluvit) a že je to proto, abych se všem dokázal férově věnovat, nebyl nucený žonglovat s deadliny ani víc řešit administrativu, než vlastní práci. Což u mne je:
    – průběžnou komunikaci, otázky, hořlaviny a kakance v e-mailu kde reaguju do 2 pracovních dní
    – úkolníček, gantt aspol. v Trello / roadmapy & soubory v Google Drive
    – když něco hoří, SMS / voláme

    Výjimka je BaseCamp, na který reaguju stylem „na co mi přijde e-mail to vidím, jinak sorry“ a úkolníček si vedu paralelně u sebe v Trello.

    Veškerou realtime / P2P komunikaci jsem vypnul, notifikace nemám, interní task systémy / slacky a všechny další úchylky úspěrně ignoruju. Telefon je zvláštní druh zla, který si vyhrazuju jen pro urgentní věci lidí co znám. Neznámým číslům volám zpravidla spíš zpátky, pokud nemám zrovna volnou chvíli.

    Musel jsem si tuhle jednotnost vynutit, několik klientů mi to ztratilo a několik jsem možná nezískal. Určitě je spousta lidí, co by to označilo za neprofesionální, nepružné, nevhodné. Fakt je, že i velké korporace si na to umí zvyknout (pokud za to kvalita práce stojí) a mě to žití zlepšilo citelně což se ve finále projevilo na kvalitě a efektivně práce, na spokojenosti, na doporučeních .. :-)

    Odpovědět
  2. Honza Páv

    Lukáši, dík za příspěvek. Uvědomil jsem si, o kolik složitější to vlastně máme, když se nám střídají lidi, se kterými komunikujeme (= klienti). V týmu, kde funguješ víceméně stabilně by to mělo být o moc jednodušší.

    My jsme si to v Lovebrandu nastavili s klienty tak nějak nepsaně. Třeba pro nejvyšší urgenci používáme SMS, použili jsme to asi pětkrát ;).

    Jinak mám rozepsaný článek i o tom, jak mi přijde, že by se mělo komunikovat – aby to nebylo jen stěžování si :)

    Odpovědět

Přidat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *