Všech 9 důvodů, proč na řízení práce používat Asanu

od | 16.11.2018 | Produktivita

Téma produktivity mi začíná být čím dál vzdálenější. 10 let řeším, jak lépe zvládat hodně práce, nedělat u toho chyby (nebo lépe příliš chyb) a hlavně zůstat člověkem. Posledních 6 roky mi v tom pomáhá Asana, a protože se na mě pořád víc lidí obrací s tím proč a jak používat Asanu, rozhodl jsem se, že dám odpověď na obě tyhle otázky.

Záměrně nechci uvádět výhody, které jsou shodné a běžné v kategorii nástrojů na řízení projektů a procesů (třeba že si zorganizujete práci). Předpokládám, že alespoň minimální zkušenosti máte.

Pokusím se jmenovat jen ty, které osobně vnímám v Asaně jako důležité. Předem říkám, že některé z nich řeší velmi dobře i populární Trello, ve kterém, přestože se zlepšuje, lidem stále utíkají důležité informace.

1. Cena je 0 Kč

Ano, Asana je zdarma, dokud nemáte v týmu víc než 15 lidí. A externisti, kteří mají přístup pouze ke konkrétním projektům nebo úkolům, se nepočítají. I ve verzi zdarma jde o plnohodnotný nástroj se vším všudy. Placené jsou funkce jako pokročilé vyhledávání a tvorba vlastních reportů, návaznost úkolů, funkce Timeline (Ganttův diagram) vlastní pole u úkolů a další funkce, které dávají smysl zvláště ve větších firmách.

Dnes na školeních stále víc řeším situace, kdy se vyplatí za Asanu připlatit. Pokud vás toto témat zajímá, věnuji se mu v samostatném článku.

2. Už nikdy žádný e-mail, alespoň uvnitř firmy

Pokud máte odvahu, můžete se svým týmem přejít na komunikaci bez e-mailu. Většinou se veškerá komunikace točí kolem konkrétních úkolů. A pokud ne, jsou tu k dispozici konverzace. Na rozdíl od Basecampu se v nich ale budete orientovat, už jen proto, že nesvádí k vykecávání. Je ale třeba přejít kompletně – buď všichni, nebo nikdo.

Navíc všechno, co se řeší, končí v „inboxu“, který vyprázdníte snadněji než ten s e-maily.

3. Skvělá, opravdu skvělá aplikace pro telefony i tablety

Málokdy se vám stane, že by se nějaký projekt spravoval téměř lépe v mobilní aplikaci, než na desktopu. Dlouho mi vadilo, že není možné řešit správu úkolů offline, ale i tahle bariéra před nedávnem padla.

4. Strukturování projektů a úkolů

Asana vám umožní vytvářet týmy, v týmech projekty a sekce, pak úkoly a podúkoly. Jeden by se v tom možná ztratil, ale systém, který používáme v Lovebrandu s klienty, skvěle funguje. Když si v týmu zajedete ten správný způsob, jak si zorganizovat práci, můžete z něj těžit také.

5. Delegování je hračka

Nejenom, že si můžete nastavit, kdo je za projekt zodpovědný, ale je možné snadno úkoly duplikovat a přidávat lidi, kteří se dozví o každé změně úkolu. Je skvělé, že si můžete s týmem nastavit, kdy se kdo co dozví. Pokud vás nezajímá, co se děje na druhé straně firmy, nemusíte se tím zabývat. Ale pokud chcete, máte možnost se to dozvědět.

6. Nastavování procesů a šablon

Pokud děláte něco pravidelně, Asana vám umožní si práci hodně zjednodušit. Existují zde opakované úkoly, možnost kopírovat projekty nebo úkoly včetně všech detailů. To oceníte v případě, kdy potřebujete práci delegovat nebo prostě nechcete příliš na procesy přemýšlet (proto jsou to procesy, že?).

V Lovebrandu máme například šablonu pro celý komplexní kvalitativní výzkum – šetří nám čas (a tedy peníze), dohledávání informací a víme, že na nic v průběhu nezapomeneme.

7. Umění je nejen řídit projekt, ale také spravovat svoje úkoly

Vynechme teď řízení práce ostatních a zaměřme se na tu vaší. Existují úkoly, které musíte udělat hned. Pak ty, které musíte udělat výhledově, a ty, které sice udělat musíte, ale ještě nenastal ten správný čas. Dlouho jsem míval všechny tyto úkoly v jednom seznamu, a abych se v tom vyznal, musel jsem složitě filtrovat. Asana tohle řeší víc než dobře a tak vás nebude otravovat s úkoly, na které ještě není vhodná doba.

8. Každý může mít přehled (ale nemusí)

Už jsem to trochu nakousl u nahrazení e-mailové komunikace – v Asaně není žádného tajemství. A u 99 % práce se to hodí. Můžete se podívat, na čem pracují kolegové, které úkoly jsou po deadlinu, a co už je hotové. To vše aniž byste museli někoho otravovat.

9. Propojení s dalším i aplikacemi

Máme Google Drive, kalendář, Toggl (měření času) a další nástroje, které jsou s Asanou skvěle propojitelné. Pokud dokážete pracovat se službou Integromat nebo Zapier (řeší automatizaci různých úkonů na internetu), stačí mít jen dostatek fantazie a všechno půjde.

Mám rád rozhodnutí, která jsou dlouhodobá. A pokud mám stavět procesy ve firmě, nechci je měnit každých pět měsíců. Na Asanu jsem vsadil před šesti roky, protože se dlouhodobě otevírá různým integracím a hlavně se neustále vyvíjí – za mě správným směrem.

Nicméně nástroj je jen nástroj. Může mít nejlepší funkce na světě, ale vám nepomůže, pokud nebudete znát správný způsob, jak s ním pracovat. Pokud si chcete ušetřit čas a pochopit způsoby práce s Asanou, nabízím i zmiňovanou odpověď na to „jak“.

Zajímá vás Asana?

Podívejte se na stránku, kde shrnuji všechno podstatné okolo Asany. Další články, školení nebo i Facebook Skupinu, kde se můžete ptát na otázky a já (nebo někdo další) vám odpovíme.

8 komentářů

  1. Zdenek Balcar

    Hezký den,
    plánuje se nějaké další školení?

    Chtěl jsem se přihlásit na naucmese.cz 18. 4. , ale není tam dostanek účastníku.

    Díky za info

    Odpovědět
    • Honza Páv

      Dobrý den Zdeňku, školení určitě nějaké další bude. Konkrétní termín ale ještě vymyšlený nemám. Ještě mám pro tento aktuální termín nějaké trumfy, tak uvidíme, jestli se nakonec přihlásí. Pokud by to nevyšlo tentokrát, dám vám vědět, jakmile bude nový termín. Díky moc za zprávu.

  2. Červenka

    Dobrý den
    Chci se zeptat zda Asana umožňuje řízení osobních zdrojů ve smyslu, že jednotlivé úkoly jsou přiřazeny osobám s ohodnocením časové náročnosti a termínovém rozmezí, kdy se mají splnit. Na základě toho potom vidím „v kalendáři“ vytíženost/přetíženost jednotlivých osob. Ideálně s možností dodatečně ovlivnit rozložení hodin na jednotlivé dny, podobně jako v easyproject.

    Děkuji za odpověď

    Odpovědět
    • Honza Páv

      Takhle do detailu to Asana neumí, vytíženost a priority jednotlivých lidi se zjistit dají.

  3. Lukáš Juhász

    Zdravím Honzo, je článek ještě aktuální? Mám asanu zdarma už asi rok, ale nyní tam vidím, že trial 30 dní. A nevím jestli je to teď novinka, nebo stále platí, jak zde píšete. Moc díky za odpověď. PS: Vaše práce, jak si tu o Vás čtu, mi dává smysl, palec nahoru!

    Odpovědět
    • Honza Páv

      Lukáši, díky za pochvalu. Článek byl aktuální ještě před cca 14 dny, kdy i já jsem na trial verzi narazil. Zatím jsem to viděl jen u existujících účtů, u nových zatím ne. Takže asi je čas aktualizovat :)

  4. Lukáš Juhász

    Díky za reakci… mám asanu pro sebe a pár lidí v týmu už tak rok ve free verzi a šlape to výborně. Teď jsem ji právě doporučil parťákovi ve firmě, že by ji začal používat a objevili jsme 30 day trial… obáváme se, že by to vyšlo na těch 10€ x celý tým, a to už by se zřejmě prodražilo (i když se srovnání s přínosem se to stále vyplatí). Tak ještě přemýšlíme, jestli třeba nestačí 1 mateřský účet a členové ve free verzi, nebo tak něco. Uvidíme kam se to vyvine se stávajícími free účty :)

    Odpovědět
    • Honza Páv

      Samozřejmě takhle fungovat jde (jen i tak je minimální počet placených uživatelů 5, viz https://honzapav.cz/produktivita/asana-premium/), ale není to vůbec praktické. Ti „guests“ bohužel vidí jen to, co jim nasdílíte – a nemají tedy možnost udělat si obrázek o tom, jak se vyvíjí celý projekt, nebo co se děle v dané oblasti (nemusí to být projekt, ale třeba procesy).

      Dá se třeba zajistit upgrade jen jednoho týmu, tím se dá něco ušetřit, pokud je třeba, aby měl k prémovioým funkcím přístup jen např. uzší tým lidí.

      Levné to opravdu není, ale zase se to fakt vrátí – pokud to berete vážně :)

Vložit komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.