Asana nebo i jiný nástroj by vám měl práci zjednodušovat. Často je to ale naopak. A namísto, abyste strávili hodinu s pochopením toho, jak nástroj funguje, se vrhnete do práce. Scénář víc než častý. Častější než nutný.

Pak se nemůžete divit, že vám ten nástroj spíš práci přidělává.

V předchozím článku o Asaně jsem psal toto:

Asana je strašně dobrá v tom, že si můžete větší úkoly snadno rozpadnout do dílčích kroků, a přitom se neztratit. Ale nemůžete čekat, že to bude fungovat, když nebudete používat základní funkce Asany. Omlouvám se, ale je to tak.

Nerad kritizuju, raději dávám návody. Jsou tři hlavní způsoby, jak se zahltit: 1. Nepoužíváte My Tasks a Inbox. 2. Sami sobě ani v týmu navzájem nenastavujete notifikace. 3. Vytváříte příliš komplexními projekty (a šablonami).

Postupně si projdeme řešení.

Nepoužíváte My Tasks a Inbox

Téměř každý nástroj vám umožňuje zobrazit si své úkoly. A téměř každý nástroj vás informuje o tom, že se něco stalo. Úkol můžete splnit, upozornění označit jako přečtené. Žádná věda. Tak proč to v Asaně nefunguje?

Protože Asana jde dál.

My Tasks a ideální práce s nimi

Aktualizace: v dubnu 2021 Asana změnila funkci My Tasks a nově uživatelům umožňuje, aby si nastavili počet, názvy sekcí i automatická pravidla přesunu úkolů mezi sekcemi podle sebe. Pokud vás zajímají detaily, pročtěte si článek, který se změny týká. Zbývající část tohoto článku je stále platná, pouze myslete na to, že si Asanu můžete lépe „ohnout“ podle způsobu, jakým pracujete. Pokud by vás zajímaly tipy na využití nového nastavení, podívejte se na záznam z webináře na toto téma.

V My Tasks máte všechny úkoly, které si přidělíte sami, nebo je někdo další přidělí vám. V tu chvíli se objeví v první ze čtyř „sekcí”, která se jmenuje „Recently assigned”.

Když přijdu školit do firmy, téměř všichni mají všechny úkoly v téhle sekci, která má ale sloužit spíš jako dočasné překladiště úkolů. Ne koncový sklad. Sám bych se nedokázal zorientovat v seznamu, který má 36 úkolů. Na řadu tedy musí přijít prioritizace.

A začnu od konce. Úkoly, které a) mají termín splnění až za dlouho a ne dříve než za cca týden a b) nevyžadují víc než půl hodiny práce, můžete s klidem odložit do sekce „Later”. Sem si můžete ukládat i úkoly bez termínu, ale pak je dobré cca jednou za čtrnáct tuhle sekci projít a zjistit, jestli vám tam něco nehnije. Měli byste být minimálně na polovině úkolů.

Úkoly, které byste měli plnit v příštím týdnu (osobně mám tohle nastavené na 14 dní), si přesunete do sekce „Upcoming”.

A úkoly, které chci udělat dneska nebo co nejdřív zítra si hoďte do sekce „Today”. Sem taky patří úkoly, co měly být hotové včera (real story).

Na tom není nic převratného – kde je teda ten zázrak?

Částečně tady: Pokud máte u úkolů termíny, tak se vám úkoly automaticky posouvají mezi sekcemi. Pokud je termín splnění za týden, úkol se vám přesune z Later do Upcoming. V den splnění (nebo když používáte počáteční datum) se vám úkol přesune do Today.

Celé to směřuje k tomu, že si můžete prioritizovat úkoly a zobrazit si je tak, abyste viděli je důležitý výsek toho, co zrovna máte dělat a o ostatní se nestarali – přitom ale na nic nezapomenete a včas se o tom dozvíte.

K těmto funkcím se i jako mentální očista hodí tzn. týdenní revize, kdy projdete všechny sekce a prioritizaci uděláte znova. Investujete půl hodiny každý pátek a máte na víkend uklizeno v hlavě rychleji, než Roomba objede váš obývák.

Jak na Inbox

Přestože je Inbox jednodušší než My Tasks, taky tam bývá chaos. Pokud se v Asaně stane něco důležitého, dozvíte se to v Inboxu. Inbox má dvě záložky – „Activity” a „Archive”. Existuje už asi dvacet různých typů informací, které končí v Inboxu.

Typově jde ale o tři informace, které automaticky říkají, co s tou informací mám udělat: 1. Stalo se něco, o čem bych měl jen vědět. Dozvím se to a můžu to poslat do archivu. 2. Stalo se něco, co vyžaduje moji reakci, ale zrovna nemám čas to řešit. Pak to nechávám v Inboxu. A pokud by ta reakce měla mít formu úkolu, vytvořím si úkol se vším všudy. 3. Stalo se něco, co vyžaduje moji reakci, a je vhodný čas reagovat. Pak přidám komentář, like (který znamená nejčastěji „vím o tom a nic k tomu nemám”) nebo jinou akci.

Pak stačí si najít si jednou za čas chvilku a dojet, co zbylo. Zaslechl jsem „týdenní revize”? Ano, to je ten moment.

To bychom měli – My Tasks a prioritizace, Inbox a archivace a týdenní revize. Následující téma se týká upozornění.

„Ten systém posílá strašně moc upozornění…”

Můžete si stěžovat, nebo vzít osudy do svých rukou. Ano, v Asaně můžete detailně nastavit odkud a jaké upozornění vám chodí. A to nejenom pro sebe, ale z velké části i pro ostatní.

Třeba když zakládáte projekt. Začíná to už tím, koho vyberete jako člena projektu. Ne každý, kdo pracuje na velké marketingové kampani, se musí dozvídat, co dělají grafici v dílčích částech projektu. Nezapomeňte, že členové týmu mohou projekt vidět, aniž by byli členy.

Když tedy vyberete lidi, kteří se na projektu budou podílet, můžete vybrat, zde se členové projektu dozví o každém úkolu, který do projektu přidáte, nebo jen o konverzacích nebo o Status Updates. Je to mnohem lepší než když nic nezměníte, přidáte šedesát úkolů a chudákům přijde 60 upozornění (naštěstí se v Inboxu shlukují).

A dál už je to nastavování spíše individuální.

Pokud se plánujete do Asany vracet denně, vypněte si e-mailová upozornění. Sám si ostatní upozornění nastavuji přímo z Inboxu. Když mi přijde, že se často dozvídám o něčem, co nepotřebuju vědět, je u každé položky v Inboxu tlačítko na odhlášení upozornění.

Většina upozornění se váže na úkol, jehož jste „Collaborator” (dříve „Follower”). Tím se stanete, když vytvoříte úkol, zadáte někomu úkol, okomentujete někomu úkol, zmíní vás někdo v úkolu apod. Každý vás může přidat a vy se můžete kdykoliv odebrat.

A teď už víte vše podstatné o upozorněních. Jdeme na příliš vyšší dívčí…

Systematizace může vést k tomu, že to přeženete

Pokud se vrhnete na systematizaci práce, hlavně na zaznamenávání postupů a procesů (šablon úkolů a projektů v Asaně), může se vám stát, že to přeženete.

Asi tušíte, co se stane, když vytvoříte špatnou šablonu projektu. Špatná bude i každá instance. Tohle není vyloženě problém Asany. V Asaně je tak snadné přidávat úkoly, že s nimi pak nešetříte. Pokud např. přidáte zbytečně „Followery” nebo i „Assignees”, může to znamenat moc moc moc upozornění a úkolů.

Problém vzniká, když si uděláte příliš silný kafe a bouchnete do stolu s tím, že od teď tu bude systém. Dá se mu velmi dobře předcházet tím, že budete tyhle šablony vytvářet za běhu, ač nedokonale, budete si dávat zpětnou vazbu a budete šablony za běhu i vylepšovat. A jednou za čas je učešete.

Ať vám slouží

Strašně mi vadí, když vidím tým zapálených lidí, který se snaží dělat něco zajímavého, nového nebo prospěšného, a přitom se trápí spoluprací. Řešit to není zbytečnost, kterou ztrácíte čas, ale nutnost, kterou přináší doba, kdy je velký tlak na efektivitu, spolupracujeme často na dálku (i když sedíme vedle v kanceláři) a nejsme jako lidi od přírody organizovaní.

Snad vám tenhle návod pomůže udělat líp větších nebo víc lepší projektů ;). Díky!

Photo by Fabrizio Verrecchia on Unsplash