Aktualizováno 15. 9. 2019

Téma produktivity mi začíná být čím dál vzdálenější. 13 let řeším, jak lépe zvládat hodně práce, nedělat u toho chyby (nebo lépe příliš chyb) a hlavně zůstat člověkem. Od roku 2013 mi v tom pomáhá Asana, a protože se na mě pořád víc lidí obrací s tím proč a jak používat Asanu, rozhodl jsem se, že dám odpověď na obě tyhle otázky.

Záměrně nechci uvádět výhody, které jsou shodné a běžné v kategorii nástrojů na řízení projektů a procesů (třeba že si zorganizujete práci). Předpokládám, že alespoň minimální zkušenosti máte.

Pokusím se jmenovat jen ty, které osobně vnímám v Asaně jako důležité. Předem říkám, že některé z nich řeší velmi dobře i populární Trello, ve kterém, přestože se zlepšuje, lidem stále utíkají důležité informace. Některé má i Basecamp, ale filozoficky je spíše o komunikaci a menším množství úkolů.

1. Startovací cena je 0 Kč

Ano, Asana je zdarma, dokud nemáte v týmu víc než 15 lidí. A externisti, kteří mají přístup pouze ke konkrétním projektům nebo úkolům, se nepočítají. I ve verzi zdarma jde o plnohodnotný nástroj se vším všudy. Placené jsou funkce jako pokročilé vyhledávání a tvorba vlastních reportů, návaznost úkolů, funkce Timeline (Ganttův diagram) vlastní pole u úkolů a další funkce, které dávají smysl, pokud zvládnete základy a rozhodnete zefektivnit vaši práci.

Moje zkušenost je taková, že vám prémiové funkce začnou chybět. Dnes na školeních stále víc řeším situace, kdy se vyplatí za Asanu připlatit. A už to není jen situace, kdy potřebujete v Asaně mít víc než 15 lidí – dost často jsou to konkrétní prémiové funkce. Pokud vás toto témat zajímá, věnuji se mu v samostatném článku.

2. Už nikdy žádný e-mail, alespoň uvnitř firmy

Pokud máte odvahu, můžete se svým týmem přejít na komunikaci bez e-mailu. Většinou se veškerá komunikace točí kolem konkrétních úkolů. A pokud ne, jsou tu k dispozici konverzace. Na rozdíl od Basecampu se v nich ale budete orientovat, už jen proto, že nesvádí k vykecávání. Je ale třeba přejít kompletně – buď všichni, nebo nikdo.

Navíc všechno, co se řeší, končí v „inboxu“, který vyprázdníte snadněji než ten s e-maily.

3. Skvělá, opravdu skvělá aplikace pro telefony i tablety

Málokdy se vám stane, že by se nějaký projekt stejně dobře v mobilní aplikaci jako na desktopu. Pokud běháte mezi schůzkami, zůstat v obraze je mnohem jednodušší. Během dne si vyčístíte inbox od věcí, které nevyžadují vaši pozornost. Když se pak dostanete k vyčíštění inboxu, máte tam už jen práci (a ne každý to považuje za výhodu :).

4. Strukturování projektů a úkolů

Asana vám umožní vytvářet týmy, v týmech projekty a sekce, pak úkoly a podúkoly. Jeden by se v tom možná ztratil, ale systém, který používáme v Lovebrandu s klienty, skvěle funguje. Když si v týmu zajedete ten správný způsob, jak si zorganizovat práci, můžete z něj těžit také.

Pokud si pak připlatíte za Prémium nebo Business, začnete organizovat díky Custom Fields, funkci, která vám umožní přidat si k úkolům doplňující informace (priority, typ úkolu appod.) a podle toho třídit. Strukturovat pak můžete také v čase – díky Timeline (takový ganttův diagram).

5. Delegování je hračka

Nejenom, že si můžete nastavit, kdo je za projekt zodpovědný, ale je možné snadno úkoly duplikovat a přidávat lidi, kteří se dozví o každé změně úkolu. Je skvělé, že si můžete s týmem nastavit, kdy se kdo co dozví. Pokud vás nezajímá, co se děje na druhé straně firmy, nemusíte se tím zabývat. Ale pokud chcete, máte možnost se to dozvědět.

Asana vás bude tlačit do toho, abyste si úkol delegovali vždy jen jednomu člověku. Je to taková drobnost a jak to v mnoha firmách, kde měli problém s odpovědnostmi, vyčistilo vzduch.

6. Nastavování procesů a šablon

Pokud děláte něco pravidelně, Asana vám umožní si práci hodně zjednodušit. Existují zde opakované úkoly, možnost kopírovat projekty nebo úkoly včetně všech detailů. To oceníte v případě, kdy potřebujete práci delegovat nebo prostě nechcete příliš na procesy přemýšlet (proto jsou to procesy, že?).

V Makevisionu máme například šablonu pro celý komplexní kvalitativní výzkum formou Online focus group – šetří nám čas (a tedy peníze), dohledávání informací a víme, že na nic v průběhu nezapomeneme. Dobře se to deleguje a máme to sami navázané na wiki se sepsanými postupy (v Notionu).

7. Umění je nejen řídit projekt, ale také spravovat svoje úkoly

Vynechme teď řízení práce ostatních a zaměřme se na tu vaší. Existují úkoly, které musíte udělat hned. Pak ty, které musíte udělat výhledově, a ty, které sice udělat musíte, ale ještě nenastal ten správný čas. Dlouho jsem míval všechny tyto úkoly v jednom seznamu, a abych se v tom vyznal, musel jsem složitě filtrovat. Asana tohle řeší víc než dobře a tak vás nebude otravovat s úkoly, na které ještě není vhodná doba.

Asana se od většiny nástrojů liší tím, že vám dává prostor nejenom pro projektové řízení, tedy situaci, kdy projekťák řídí projekt a deleguje práci, ale i pro tzv. osobní produktivitu. My Tasks a Inbox, když je dobře pochopíte (a to se bohužel stává tak ve 25 %), je to co posouvá práci v před.

8. Každý může mít přehled (ale nemusí)

Už jsem to trochu nakousl u nahrazení e-mailové komunikace – v Asaně není žádného tajemství. A u 99 % práce se to hodí. Můžete se podívat, na čem pracují kolegové, které úkoly jsou po deadlinu, a co už je hotové. To vše aniž byste museli někoho otravovat.

Ve verzi Prémium pak získáte supernadhled díky reportům. Reporty jsou vlastně vyhledávání napříč všemi úkoly v Asaně, která si můžete uložit a používat je, když potřebujete získat přehled.

Pak tu je ještě verze Business s funkcemi Portfolio a Workload. Pokud se nebojíte připlatit si za praktický nástroj a máte zvládnuté základy práce s Asanou (a celkově ve firmě nějaký systém), toto se vyplatí. Snad se k tomu dostanu někdy v detailu.

9. Propojení s dalším i aplikacemi

Máme Google Drive, kalendář, Toggl nebo Clockify (měření času) a další nástroje, které jsou s Asanou skvěle propojitelné. Pokud dokážete pracovat se službou Integromat nebo Zapier (řeší automatizaci různých úkonů na internetu), stačí mít jen dostatek fantazie a všechno půjde.

—

Mám rád rozhodnutí, která jsou dlouhodobá. A pokud mám stavět procesy ve firmě, nechci je měnit každých pět měsíců. Na Asanu jsem vsadil už v roce 2013, protože se dlouhodobě otevírá různým integracím a hlavně se neustále vyvíjí – za mě správným směrem.

Nicméně nástroj je jen nástroj. Může mít nejlepší funkce na světě, ale vám nepomůže, pokud nebudete znát správný způsob, jak s ním pracovat. Pokud si chcete ušetřit čas a pochopit způsoby práce s Asanou, nabízím i zmiňovanou odpověď na to „jak“.