Téma produktivity mi začíná být čím dál vzdálenější. 8 let řeším, jak lépe zvládat hodně práce, nedělat u toho chyby (nebo lépe příliš chyb) a hlavně zůstat člověkem. Poslední 3 roky mi v tom pomáhá Asana, a protože se na mě pořád víc lidí obrací s tím proč a jak používat Asanu, rozhodl jsem se, že dám odpověď na obě tyhle otázky.

Fér je přiznat, že otázku proč řeším v tomhle článku, a otázku jak to uvést v praxi, jak zapojit další lidi a opravdu začít níže zmíněných výhod využívat, řeším na školení, které se bude konat 27. 10. v Praze.

asana-nastroj-rizeni-projektu

Pojďme tedy na výhody. Záměrně nechci uvádět výhody, které jsou shodné a běžné v kategorii nástrojů na řízení projektů a procesů (třeba že si zorganizujete práci). Předpokládám, že alespoň minimální zkušenosti máte.

Pokusím se jmenovat jen ty, které osobně vnímám v Asaně jako důležité. Předem říkám, že některé z nich řeší velmi dobře i populární Trello, ale nebudu ho sem motat, protože se mi ho nikdy nepodařilo dobře implementovat do týmu (na rozdíl od Asany).

1. Cena je 0 Kč

Ano, Asana je zdarma, dokud nemáte v týmu víc než 15 lidí. A externisti se nepočítají. Není to žádná trial verze, ale plnohodnotný nástroj. Se vším všudy. Placené jsou funkce, které se hodí až v opravdu velkých firmách. Nově se objevují i výjimky – funkce, které by se mohly hodit, ale jsou placené. Většinou jde o pokročilé funkce jako návaznost úkolů, pokud vám to stojí za to, můžete si 5 USD za uživatele připlatit.

2. Už nikdy žádný e-mail, alespoň uvnitř firmy

Pokud máte odvahu, můžete se svým týmem přejít na komunikaci bez e-mailu. Většinou se veškerá komunikace točí kolem konkrétních úkolů. A pokud ne, jsou tu k dispozici konverzace. Na rozdíl od Basecampu se v nich ale budete orientovat, už jen proto, že nesvádí k vykecávání. Je ale třeba přejít kompletně – buď všichni, nebo nikdo.

Navíc všechno, co se řeší, končí v „inboxu“, který vyprázdníte snadněji než ten s e-maily.

3. Skvělá, opravdu skvělá aplikace pro telefony i tablety

Málokdy se vám stane, že by se nějaký projekt spravoval téměř lépe v mobilní aplikaci, než na desktopu. Dlouho mi vadilo, že není možné řešit správu úkolů offline, ale i tahle bariéra před nedávnem padla.

4. Strukturování projektů a úkolů

Asana vám umožní vytvářet týmy, v týmech projekty a sekce, pak úkoly a pod úkoly. Jeden by se v tom možná ztratil, ale systém, který používáme v Lovebrandu s klienty, skvěle funguje. Když si v týmu zajedete ten správný způsob, jak si zorganizovat práci, můžete z něj těžit také.

5. Delegování je hračka

Nejenom, že si můžete nastavit, kdo je za projekt zodpovědný, ale je možné snadno úkoly duplikovat a přidávat lidi, kteří se dozví o každé změně úkolu. Je skvělé, že si můžete s týmem nastavit, kdy se kdo co dozví. Pokud vás nezajímá, co se děje na druhé straně firmy, nemusíte se tím zabývat. Ale pokud chcete, máte možnost se to dozvědět.

6. Nastavování procesů a šablon

Pokud děláte něco pravidelně, Asana vám umožní si práci hodně zjednodušit. Existují zde opakované úkoly, možnost kopírovat projekty nebo úkoly včetně všech detailů. To oceníte v případě, kdy potřebujete práci delegovat nebo prostě nechcete příliš na procesy přemýšlet (proto jsou to procesy, že?).

V Lovebrandu máme například šablonu pro celý komplexní kvalitativní výzkum – šetří nám čas (a tedy peníze), dohledávání informací a víme, že na nic v průběhu nezapomeneme.

7. Umění je nejen řídit projekt, ale také spravovat svoje úkoly

Vynechme teď řízení práce ostatních a zaměřme se na tu vaší. Existují úkoly, které musíte udělat hned. Pak ty, které musíte udělat výhledově, a ty, které sice udělat musíte, ale ještě nenastal ten správný čas. Dlouho jsem míval všechny tyto úkoly v jednom seznamu, a abych se v tom vyznal, musel jsem složitě filtrovat. Asana tohle řeší víc než dobře a tak vás nebude otravovat s úkoly, na které ještě není vhodná doba.

8. Každý může mít přehled (ale nemusí)

Už jsem to trochu nakousl u nahrazení e-mailové komunikace – v Asaně není žádného tajemství. A u 99 % práce se to hodí. Můžete se podívat, na čem pracují kolegové, které úkoly jsou po deadlinu, a co už je hotové. To vše aniž byste museli někoho otravovat.

9. Propojení s dalším i aplikacemi

Máme Google Drive, kalendář, Toggl (měření času) a další nástroje, které jsou s Asanou skvěle propojitelné. Pokud dokážete pracovat se službou Zapier (řeší automatizaci různých úkonů na internetu), stačí mít jen dostatek fantazie a všechno půjde.

Mám rád rozhodnutí, která jsou dlouhodobá. A pokud mám stavět procesy ve firmě, nechci je měnit každých 5 měsíců. Na Asanu jsem vsadil před 3 roky, protože se dlouhodobě otevírá různým integracím a hlavně se neustále vyvíjí – za mě správným směrem.

Nicméně nástroj je jen nástroj. Může mít nejlepší funkce na světě, ale vám nepomůže, pokud nebudete znát správný způsob, jak s ním pracovat. Pokud si chcete ušetřit čas a pochopit způsoby práce s Asanou, nabízím i zmiňovanou odpověď na to „jak“.

Jde o tříhodinové školení 29. 10. v Praze. Detaily najdete na stránce o školení Asany.