Dostává se ke mně pořád víc firem, které používají Asanu. I když to na začátku byly spíše menší týmy, začínají se objevovat i ty větší. Na řadu se tak dostává otázka, kdy a jak přejít na prémiovou verzi Asany. Tenhle článek vám pomůže tuhle otázku rozlousknout.

Asana rozlišuje tři úrovně – zdarma, premium a enterprise. Té poslední verzi se věnovat nebudu, protože s ní nemám žádnou zkušenost (už jen proto, že je určena pro několik opravdu velkých firem, které často mají speciální požadavky na bezpečnost apod.).

Pricing: Kolik stojí Asana?

Asana má takový na první pohled zvláštní pricing. Čím více uživatelů máte, tím více platíte. Zdá se vám to nelogické? Pak je třeba si uvědomit, že čím více lidí v Asaně pracuje, tím větší výhodu firmě přináší – tím více také ušetří. Cena začíná na 5 dolarech. Jakmile tedy máte více než 10 uživatelů, cena postupně roste až do 40 uživatelů – tam se cena zastaví na 10 dolarech za uživatele.

Takže:

  • 0 – 15 uživatelů bez prémiových funkcí = zdarma
  • 5 – 10 uživatelů = prémium, za 5 USD za uživatele
  • 11 – 40 uživatelů = prémium, cena postupně roste od 5 USD do 10 USD
  • 41 a více = prémium, za 10 USD za uživatele

Nemáte jasno? Položte si těchto 7 otázek

1) Kolik lidí bude Asanu využívat?

Asana je zdarma do počtu 15 lidí (do tohoto počtu se nepočítají externisti). I kdybyste prémiové funkce nepotřebovali, jakmile potřebujete 15 a víc lidí, připlatíte si.

2) Jsou ve vaší firmě manažeři, kteří potřebují sledovat nebo reportovat práci svých podřízených?

Možná se vám to zdá jako hloupá otázka, ale věřím, že i firmy, kde je 10 až 15 lidí, se dokáží uřídit samy. A jsou i jiné výjimky. V podstatě veškerý přehled nad úkoly v Asaně spočívá ve vyhledávání. A to se, jak možná už tušíte, postupně stává placenou funkcí. V neplacené verzi je možné mít 3 uložená vyhledávání (to  jsou v podstatě reporty), ale je hodně limitováno i to, co vůbec vyhledat lze (ve verzi zdarma nelze použít pokročilé vyhledávání).

3) Mají manažeři nebo jiní zaměstnanci, kteří řídí projekty, na starosti každý více než 3 projekty?

Každý pracovník by měl mít nadhled. Takový nadhled je v Asaně možné mít díky funkci Dashboard, která vám v grafu ukazuje, jak moc se blížíte ke splnění projektu. Tato funkce je ve verzi zdarma dostupná jen pro tři projekty. Pokud by potřeboval některý project manager vidět více projektů, je třeba připlatit. Moje osobní zkušenost ale není příliš pozitivní – ta funkce se hodí, ale dá se bez ní žít. Aby byla tato funkce opravdu hodně užitečná, musela by na ní Asana ještě zamakat.

4) Potřebujete používat pokročilé funkce pro třídění úkolů a nastavení procesů?

Konkrétně jde o custom fields, bez kterých se dá žít, ale dokáží usnadnit práci a zpřehlednit lecjaký projekt (mám v plánu se o nich ještě rozepsat – zatím vám musí stačit nápověda). Druhou takovou funkcí je možnost nastavit návaznost úkolů. Jakmile někdo z týmu splní úkol, Asana notifikuje uživatele, který je zodpovědný za další úkol. To je obzvlášť cenné, když dojde třeba ke zpoždění – i v tomto případě vás Asana upozorní. Pro nastavování toku práce (procesů) je to víc než praktické, protože to eliminuje lidskou chybu. Ale dá se bez toho fungovat, zvláště v menších týmech.

5) Potřebujete často řešit projekty, které musí být soukromé (pouze pro pozvané členy) a ve kterých je zároveň je několik málo lidí?

Příkladem mohou být HR záležitosti jako 1-1 meeting. Přístupy se ve verzi zdarma dají docela dobře řešit s využitím Týmů, ale pokud by to měl být větší počet od sebe oddělených skupin, bude nezbytné využít možnost nastavit projekt jako soukromý – jde o placenou funkci.

6) Kolik lidí by mělo spravovat přístupová práva do Asany?

Smysluplnou správu přístupů a uživatelů nabízí jen placená verze, kde může být více uživatelů, kteří spravují přístupy. Jinak to bude navázané na jednoho člověka – pustíte ho na dovolenou?

7) Potřebujete mít nadstandardně zabezpečený přístup do Asany?

Pokud z jakéhokoliv důvodu potřebujete např. autentifikaci uživatelů přes 3. stranu (např. Google Apps, Lastpass), potřebujete mít placenou verzi. Jde v podstatě o řízení přístupů mimo Asanu nějakým jiným zavedeným systémem, který už firma využívá. Do většího detailu to pak řeší právě na začátku zmiňovaná úroveň účtu Enterprise (https://asana.com/enterprise).

Další poznatky z praxe

  • Upgradovat nemusíte hned celou svoji organizaci, ale třeba jen tým. Někdy prémiové funkce užije jen některý z týmů a tak můžete utratit trochu méně.
  • Pokud upgradujete na Premium váš Workspace, tedy pracovní prostor, který není Organizace (ta je určena pro firmy, zakládá se s firemním e-mailem a změnu vám zajistí podpora), po změně budete mít Prémiový pouze tým s názvem původního Workspace. Další týmy budou neplacené a pokud je chcete přehodit na Premium, musíte napsat na podporu.

Bez Premium verze toho zvládnete opravdu hodně a Asana je z tohoto pohledu velmi vstřícná. Chcete-li ale posunout způsob, jakým řídíte práce, na vyšší úroveň, bez Premium verze se neobejdete.

Máte nějaké konkrétní otázky? Pokud byste je chtěli probrat, napište. Rád vám poradím.